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労働基準監督署の調査とその実務対応

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1. 労働基準監督署の調査には4つの種類があります

労働基準監督署の調査とは、労働基準監督官が、労働基準法等の違反の有無を調査する目的で、事業場に立ち入ることをいいます。主に、次の4つの場合があります。

定期監督 最も一般的な調査です。労働基準監督署の調査の多くはこの定期監督に該当し、事務所の管轄の労働基準監督署が任意に事業所を選び、事前に調査の日程を連絡し行います。
申告監督 会社に在職している従業員もしくは退職者から、残業代の未払いや、不当解雇等について労働基準監督署に申告(通報)があったときに、その内容を確認するために行う調査です。
この申告監督の場合には、申告者である労働者を保護するために、労働基準監督署では「申告監督」であることを明らかにせずに、調査にやってきます。定期監督のふりをして調査にくるわけです。
したがって、未払い賃金や不当解雇について思いあたるようなケースでは、従業員が労働基準監督署に訴え出たことによって、本当は「申告監督」で調査に来たのだなと思った方がいいかもしれません。
災害時監督 一定規模以上の労働災害が発生した場合、その災害の実態を確認するために行う調査です。災害原因の究明や再発防止の指導が行われます。
再監督 過去に是正勧告を受けたが、指定期日までに「是正(改善)報告書」が提出されない場合や、事業所の対応が悪質である場合などに再度行われる調査です。
会社は労働基準監督官の行政指導に従わないために再監督されるわけですから、上の3つの調査よりもおのずと厳しいものになります。

労働基準監督官とは?

臨検(立ち入り調査をすること)・資料の提出・尋問と、特別司法警察職員としての権限を持つ国家公務員です。
つまりは、「会社や工場、寄宿舎に立ち入り」、「帳簿・書類・資料の提出を求め」、「関係者に対する尋問を行い」、悪質な場合には「強制捜査、証拠物品の押収」等を行う権限を持ちます。
海上保安官や麻薬取締官と同様に犯罪を調査し、被疑者を検挙する権限をもっており、税務署の税務調査官がこれらの権限を持っていないことを考えると、労働基準監督官にはより強い権限が与えられています。

2. 労働基準監督署から行われる行政指導の種類

事業所の労働基準法等の違反に対して行われる行政指導のことを「是正勧告」といいます。
労働基準監督官から交付される文書の種類は次の3種があり、いずれも指定期日までに指摘事項を改善し、「是正(改善)報告書」を提出しなければなりません。

  1. 「是正勧告書」:法律違反がある場合
  2. 「指導票」:法律違反はないが、改善の必要がある場合
  3. 「施設設備の使用停止等命令書」:労働安全衛生法その他の違反があり、危険がある場合

3. 労働基準監督官はどのようにやってくるか?

労働基準監督署へ出頭する場合を除き、労働基準監督官自らが来社するケースもあります。来社パターンはおおよそ次のように分かれます。いずれの場合も突然のことで即座の対応は難しいと思いますが、まずは落ち着いて何の趣旨で調査に入るのかをよく確認しましょう。
特に1の突然、来社されるケースでは、対応を急がずに、再度連絡することを約束したうえで、「大変申し訳ないですが、本日は調査に対応することができません。」と一旦帰って頂くのも仕方がないことだと思います。ただし、書類の準備が確実になった時点で、必ず再度監督官宛に連絡を取らなければなりません。誠意を持ってお願いすれば、たいがいのケースでは日程調整は可能です。

  1. 突然、予告もなしに会社に訪れる。
  2. 担当監督官の氏名と、調査日時、そろえておくべき必要書類等を記載した書面が事前に送られてくる。
  3. 電話連絡により、いきなり「○月○日に調査に入らせて頂きたいと思います」と言ってくる。

4. 調査が実施される場合の準備と上手な対応の仕方

A. 必要な書類の準備

通常、事前に「ご用意いただきたい書類」のリストが送付されてきます。これらの書類をわかりやすいように整理し、調査当日にスムーズにチェックがされるよう整頓しておきましょう。調査当日に「あれがない、これがない」なんてことは、そもそも印象がよくありません。不足書類があり、調査までに用意できるものは、作ってしまいましょう(改ざんやありもしない事項の記入をしたりするのは、絶対にしてはいけません)。

B. 調査に立ち会う人事担当者や上司のスケジュール、スペースの確保

調査は、帳簿を広げてチェックをするようになるので、ある程度の広いスペースが必要です。また、社内の他の部署に立ち入り調査に入ることも考えられます。

C. 調査に立ち会うにふさわしい服装や真摯な態度

労働基準監督官も人間です。仕事で調査に来ているだけなので、法律違反があれば指摘しないわけにいきません。ただ「印象」はだいぶ違ってくるはずです。まれに、労働基準監督官に対してあまりにも失礼な暴言を吐いたり、文句を言ったりする方がいますが、逆効果です。向こうは調査のプロですから、根拠のない抵抗は止めましょう。根拠がある場合は、丁寧に理由や改善方法を教示してもらいましょう。

5. 実際の調査の流れ

1〜4の順に進んでいきます。

  1. 労働基準監督官から、労働関係帳簿のチェックを受ける。
  2. 事業主や、人事担当者からの聞き取り調査が行われ、実態を確認される。(タイムカードや勤怠の記録等労働者の勤務実態を確認されます)
  3. このほか、必要に応じて、事業場内の立ち入り調査や労働者からの聞き取り調査が行なわれ、実態を確認される。
  4. その後、指定された日時に「是正勧告書」や「指導票」の交付を受けることがある。

6. 労働基準監督官は調査の際にどこを見るのか?

調査の目的(定期監督や申告監督等)によっても異なってきますが、少なくとも次のポイントを中心にチェックが行われるでしょう。

労働基準監督署の調査の際には、事前に「ご用意いただきたい書類」というものが何らかの形で送付されてきます(予告なしの飛び入り調査では、当然に事前の案内はありえません)。以下の1〜14までの書類が一般的ではないでしょうか。これも毎年の調査方針によって変更されることがありえます。特に、直近の年に話題となった事項については、注意していく必要があります(メンタルヘルス関連、派遣労働者の管理、未払い残業代や時間外労働の発生しない管理監督者の管理等)。

  1. 会社の組織図
  2. 労働者名簿
  3. 賃金台帳
  4. 社員別の時間外労働・休日労働に関する実績資料
  5. タイムカード等の勤務時間の記録
  6. 時間外・休日労働に関する協定届(事業所控)
  7. 現行の就業規則
  8. 変形労働時間制やフレックスタイム制・裁量労働制等、特殊な定めをしている場合の労使協定
  9. 社員の年次有給休暇取得状況についての管理簿
  10. 社員に交付している労働条件通知書(会社控)
  11. 総括安全衛生管理者、安全管理者、衛星管理者の選任状況についての資料
  12. 安全委員会、衛生委員会の設置・運営状況についての資料
  13. 産業医の選任状況についての資料
  14. 健康診断の実施結果

Point1:組織図のチェック

調査対象の会社の組織ごとの業務内容と人員配置・人数、正社員か非正規雇用(アルバイト等)か派遣労働者か等を把握するためにチェックされます。
つまり、長時間労働が恒常的に発生しそうな部署や、勤務時間が不規則になりそうな部署を把握し、必要であればその部署に立ち入り調査を行う目的もあります。

Point2:労働者名簿のチェック

労働者名簿は労働基準法第107条により作成が義務付けられている帳簿です。所定の要件を備えた上で、従業員全員分が作成されている必要があります。また、退職後3年間は保存義務があります。

労働者名簿に記載しなければならない事項

  1. 労働者の氏名
  2. 生年月日
  3. 履歴
  4. 性別
  5. 住所
  6. 従事する業務の種類(常時使用する労働者数が30人未満の場合には不要)
  7. 雇い入れ年月日
  8. 退職の年月日およびその事由
  9. 死亡の年月日およびその事由

Point3:賃金台帳のチェック

労基署の調査では、「平成○年○月分からの賃金台帳を用意して下さい」と言われます。従って、指示された年月分の賃金台帳が必要な要件を満たした状態で提示できなければなりません。賃金台帳は労働基準法第108条により、次の要件を記載し、作成する義務があります。

賃金台帳に記載しなければならない事項

  1. 労働者の氏名
  2. 性別
  3. 賃金の計算期間
  4. 労働日数
  5. 労働時間数
  6. 時間外労働等の残業をした場合は時間数
  7. 基本給や手当などの賃金の種類ごとの額
  8. 賃金の一部を控除する場合はその額

賃金台帳では、基本給と各種手当、残業代などは項目を分けて記入するように注意して下さい。
また、労働時間についても、たとえば残業時間について、普通の残業なのか、休日労働なのか、深夜労働なのか、きちんと分けて、それぞれの時間数も記載しなければなりません。

Point4:時間外・休日労働に関するデータのチェック

労基署の調査では、労働者の実労働時間の総数や、時間外労働・休日労働・深夜労働に関するデータは必ずチェックされます。調査の最重要チェックポイントであることは間違いありません。

次のようなケースは、特に問題が指摘される事例です。時間管理の体制を早急に確認する必要があります。

  • 労働時間の記録がなく、「時間外の残業は一切ない」としているケース
  • 1日毎の労働時間もしくは残業時間(の端数)を30分とか15分単位でカットしているケース(たとえば、40分の残業を30分でカウントするなど)
  • 会社の指示により、1ヶ月の時間外残業を30時間ないし40時間までしか認めないと決めているケース(例えば、ある月の残業時間が38時間あっても8時間分カットする等)
  • 時間外について自己申告制をとっているが、労働者には残業時間を過少申告するように強制しているようなケース
  • その部署の所属長が認めた時間のみを残業の対象としているケース

また、使用者には「労働者の労働時間を適正に把握し管理する義務」があります。これに基づいて、「正しい時間外労働・休日労働・深夜労働の割増賃金を支払う義務」もあります。この2点が適正に行われているのかを事前に十分に確認しておく必要があるでしょう。
仮に、残業代が不足していた場合には、3ヶ月〜最大2年分の遡及払いを指示される可能性もあります。

ここ最近では、管理監督者の取扱いについて踏み込んで調査が行われることも多くなりました。管理監督者とは、労働基準法で定められた、深夜労働を除く残業代が発生しない特殊な管理を認められた者をいいます。「経営者と一体的な立場で仕事をしている」、「出社、退社や勤務時間について厳格な制限を受けていない」、「その地位にふさわしい待遇がなされている」等の要件を中心に実態に基づいて判断をされますが、この判断があいまいであると、適法な管理監督者ではないと判断され、未払いの残業代を支払う義務が生じる可能性があります。

Point5:タイムカードや勤怠記録のチェック

会社が労働者の勤怠管理を把握できているかどうかチェックされます。Point4でご説明した通り、使用者には「労働者の労働時間を適正に把握し管理する義務」があります。時間管理が正しくできていなければ、残業代の計算が正確にできるはずもありません。この部分については、厚生労働省の通達「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」を参考に、この通達の基準を満たす必要があるでしょう。

Point6:「時間外労働・休日労働に関する協定届(36協定)」のチェック

36協定の届出が行われているのか、その内容は適正であるか、その基準を満たして運用されているかをチェックされます。
労働基準法では、法定労働時間を超えて時間外労働をさせる場合や休日労働をさせる場合には、事業場単位であらかじめ書面による協定を労使で締結し、この協定書を所轄の労働基準監督署に届け出るようにと規定されています。法定労働時間である1日8時間、1週40時間を超えて時間外労働をさせる場合、あるいは休日労働をさせる場合には、大前提としてこの36協定が届け出されていなければならないのです。

Point7:「就業規則」や「賃金規程」のチェック

これらの規則、規程が適法かつ実態に即した内容で作成され、届出がされているのかをチェックされます。従業員に周知されていることも重要なポイントとなります。
常時10人以上の労働者を使用する場合には、就業規則を作成して労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。この常時10人以上は、会社全体ではなく、事業場ごとに判断をします。つまりは、本店・支店等が分かれており、それぞれが常時10人以上の労働者を使用している場合には、それぞれで就業規則を作成して届け出る義務があります。
また、常時10人以上の判断には、パートタイマーやアルバイト等も含みます。

Point8:「変形労働・みなし労働時間制などの協定書」のチェック

協定書の作成・届け出が制度の導入要件になっている場合、実態に合った内容で届け出や運用がなされているかをチェックされます。

Point9:年次有給休暇の「管理簿」のチェック

年次有給休暇の管理状況や取得の促進を確認するために、年次有給休暇を管理する帳票があるかどうかをチェックされます。
年次有給休暇の取得率の低い会社に対しては、会社として「年次有給休暇の取得をどのように促進するのか」について、指導をされることがありえます。
年次有給休暇の取得については、出勤簿などに記録することが一般的ですが、「年次有給休暇管理簿」を作成し、記録しておくと休暇管理もしやすくなります。これらの年次有給休暇の取得を記録した出勤簿や年次有給休暇管理簿等の書類は3年間の保存義務があります。

Point10:労働条件通知書の交付をチェック

社員を雇い入れた際に交付しているか、またその記載内容にモレはないか等を中心にチェックされます。

労働条件通知書に記載すべき事項

  1. 労働契約の期間に関する事項
  2. 就業の場所及び従事すべき業務に関する事項
  3. 始業及び就業のの時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇に関する事項。また、労働者を2組以上に分けて就業させる場合における就業時転換に関する事項
  4. 賃金の決定、計算・支払の方法、賃金の締切り及び支払いの時期
  5. 昇給に関する事項
  6. 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

※労働契約は期間の定めないものを除き、一定の事業の完了に必要な期間を定めるもののほかは、3年を超える期間(専門的知識等一定の基準に該当する労働者については5年)ついて締結してはならない。(労働基準法14条)

パート、アルバイト、契約社員等の有期契約雇用者に対しても、正社員の場合と同様に労働条件通知書を交付する義務があります。また、正社員よりも所定労働時間が短い労働者(パート、アルバイト等の社内での呼び方は関係ありません)の場合には、さらに、「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」の3つの事項を明示した文書を交付することが義務付けられています。

Point11:総括安全衛生管理者等、安全委員会・衛生委員会、産業医の選任状況をチェック

総括安全衛生管理者等の選任が必要な事業場あるいは規模であるのに、選任していない場合は、指導されます。
常時使用する労働者数と業種によって、会社は「総括安全衛生管理者」、「安全管理者」、「衛星管理者」等の選任をしなければなりません。また、それぞれの職務が適正に遂行されているのかをチェックされます。

総括安全衛生管理者 
【労働安全衛生法第10条(労働安全衛生法施行令第2条、労働安全衛生規則第2条等】

1. 総括安全衛生管理者とは

労働安全衛生法第10条では、一定の規模以上の事業場について、事業を実質的に統括管理する者を「総括安全衛生管理者」として選任し、その者に安全管理者、衛生管理者を指揮させるとともに、労働者の危険または健康障害を防止するための指揮等の業務を統括管理させることとなっています。

2. 総括安全衛生管理者の選任

総括安全衛生管理者を選任しなければならない事業場は、次のとおりです。

業種 事業場の規模(常時使用する労働者数)
林業、鉱業、建設業、運送業、清掃業 100人以上
製造業(物の加工業を含む。)、電気業、ガス業、熱供給業、水道業、通信業、各種商品卸売業、家具・建具・じゅう器等卸売業、各種商品小売業、家具・建具・じゅう器小売業、燃料小売業、旅館業、ゴルフ場業、自動車整備業及び機械修理業 300人以上
上記以外の業種 1,000人以上

※業種の考え方として、例えば、製造業の本社等で製造等を行わず、いわゆる本社機能のみを有する事業場は、「その他の事業」に含まれるものとして、「上記以外の業種」に該当します。

安全管理者 (※平成18年10月1日に安全管理者の資格要件について改正)
【労働安全衛生法第11条(労働安全衛生法施行令第3条、労働安全衛生規則第4条等】

1. 安全管理者とは

労働安全衛生法第11条では、一定の業種及び規模の事業場ごとに「安全管理者」を選任し、その者に安全衛生業務のうち、安全に係る技術的事項を管理させることとなっています。

2. 安全管理者の選任

安全管理者を選任しなければならない事業場は、次のとおりです。

業種 事業場の規模(常時使用する労働者数)
林業、鉱業、建設業、運送業、清掃業、製造業(物の加工業を含む。)電気業、ガス業、熱供給業、水道業、通信業、各種商品卸売業、家具・建具・じゅう器等卸売業、各種商品小売業、家具・建具・じゅう器等小売業、燃料小売業、旅館業、ゴルフ場業、自動車整備及び機械修理業 50人以上

また、次に該当する事業場にあっては、安全管理者のうち1人を専任の安全管理者とすることとなっています。

業種 事業場の規模(常時使用する労働者数)
建設業、有機化学工業製品製造業、石油製品製造業 300人以上
無機化学工業製品製造業、化学肥料製造業、道路貨物運送業、港湾運送業 500人以上
紙・パルプ製造業、鉄鋼業、造船業 1,000人以上
上記以外の業種 2,000人以上

衛生管理者
【労働安全衛生法第12条(労働安全衛生法施行令第4条、労働安全衛生規則第7条等】

1. 衛生管理者とは

労働安全衛生法第12条では、一定の規模及び業種の区分に応じ「衛生管理者」を選任し、その者に安全衛生業務のうち、衛生に係る技術的事項を管理させることとなっています。

2. 衛生管理者の選任

常時50人以上の労働者を使用するすべての事業場で選任することとなっています。
なお、選任しなければならない衛生管理者の人数は、事業場の規模によって異なります。(下表参照)

事業場の規模(常時使用する労働者数) 衛生管理者の数
50人〜200人 1人
201人〜500人 2人
501人〜1,000人 3人
1,001人〜2,000人 4人
2,001人〜3,000人 5人
3,001人以上 6人

また、次に該当する事業場にあっては、衛生管理者のうち1人を専任の衛生管理者とすることとなっています。

  1. 業種にかかわらず常時1,000人を超える労働者を使用する事業場
  2. 常時500人を越える労働者を使用する事業場で、坑内労働または一定の有害な業務に常時30人以上の労働者を従事させる事業場

なお、常時500人を越える労働者を使用する事業場で、エックス線等の有害放射線にさらされる業務や鉛等の有害物を発散する場所における業務など(労働基準法施行規則第18条の第1号、第3号から5号まで若しくは第9号に掲げる業務)に常時30人以上の労働者を従事させる場合は、衛生管理者のうち1人を衛生工学管理者免許を受けた者のうちから選任することとなっています。

産業医
【労働安全衛生法第13条(労働安全衛生法施行令第5条、労働安全衛生規則第13条等】

1. 産業医とは

労働安全衛生法第13条では、一定規模以上の事業場について、一定の要件を満たす医師のうちから「産業医」を選任し、事業者の直接の指揮監督の下で専門家として労働者の健康管理等に当たらせることとなっています。

2. 産業医の選任

常時50人以上の労働者を使用するすべての事業場で選任することとなっています。
ただし、常時3,000人を超える労働者を使用する事業場では、2人以上の産業医を選任することとなっています。
なお、次に該当する事業場にあっては、専属の産業医を選任することとなっています。

  1. 常時1,000人以上の労働者を使用する事業場
  2. 一定の有害な業務に常時500人以上の労働者を従事させるとき

安全衛生推進者・衛生推進者
【労働安全衛生法第12条の2】

1. 安全衛生推進者・衛生推進者とは

労働安全衛生法12条の2では、事業場規模10〜49人の事業場について、安全衛生推進者(一定の業種については、衛生推進者)を選任し、その者に事業場における安全衛生にかかる業務(衛生推進者にあっては、衛生にかかる業務)を担当させることとなっています。

2. 安全衛生推進者(衛生推進者)の選任

安全衛生推進者(衛生推進者)を選任しなければならない事業場は、常時使用する労働者が10〜49人で、業種は以下のとおりです。

選任すべき推進者 業種
安全衛生推進者 林業、鉱業、建設業、運送業、清掃業、製造業(物の加工業を含む)、電気業、ガス業、熱供給業、水道業、通信業、各種商品卸売業、家具・建具・じゅう器等卸売業、各種商品小売業、家具・建具・じゅう器等小売業、燃料小売業、旅館業、ゴルフ場業、自動車整備業、機械修理業
衛生推進者 上記以外の業種

※選任すべき事由が発生した日から、14日以内に選任することが必要です。

安全委員会・衛生委員会の設置が必要な事業場

総括安全衛生管理者等の選任、安全衛生委員会等の設置が必要な事業場は、事業場の業種と規模(常時使用する労働者数)によって異なります。また、これらの会で話し合われた内容を議事録として残しておくことも重要です。

業種 林業、鉱業、建設業、運送業、清掃業(令第2条第1号の業種) 製造業(物の加工を含む)、電気業、ガス業、熱供給業、水道業、通信業、各種商品卸売業、家具・建具・じゅう器等卸売業・各種商品小売業、家具・建具・じゅう器小売業、燃料小売業、旅館業、ゴルフ場業、自動車整備業、機械修理業 その他の業種(令第2条第3号の業種)
安全委員会 50人以上
ただし、運送業のうち、道路貨物運送業及び港湾運送業についてのみ50人以上で、これ以外の運送業は100人以上
100人以上
ただし、製造業のうち木材・木製品製造業、化学工業、鉄鋼業、金属製品製造業及び輸送用機械器具製造業、自動車整備業並びに機械修理業は50人以上
設置設置の義務はありません
衛生委員会 業種にかかわらず50人以上の事業場

Point12:健康診断の実施状況をチェック

労働安全衛生法では、労働者を雇い入れる際にはもちろんのこと、1年に1回以上は定期的に健康診断を実施することを義務付けています。そこで、労基署の調査では、まず、おおむね週30時間以上勤務している労働者(正社員、パート等の名称は問いません)への健康診断の実施状況をチェックされます。なお、常時50人以上の労働者を使用する事業主は、健康診断を行ったときは、遅滞なく、「定期健康診断結果報告書」を所轄の労働基準監督署へ提出しなければなりません。
また、健康診断結果について「健康診断個人票」により5年間保存することが義務付けられています。

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